Weniger Verwaltungsaufwand. Mehr Raum für Menschen.

Für einen Anbieter von Weiterbildung, Retreats und Meditation haben wir eine zentrale Software entwickelt, die organisatorische Abläufe zusammenführt und wiederkehrende Aufgaben automatisiert. Sie verbindet Zimmerplanung, Verpflegung und Rechnungsstellung mit den individuellen Bedürfnissen der Gäste.

Hinter einem gut organisierten Aufenthalt steckt weit mehr als eine Zimmerbuchung. Übernachtungen müssen geplant, Rechnungen erstellt und unterschiedliche Verpflegungswünsche berücksichtigt werden. Hinzu kommen persönliche Anliegen, Anforderungen an Barrierefreiheit sowie die Frage, wer vor Ort mithelfen möchte und welche Aufgaben dabei möglich sind.

Die dafür benötigten Informationen und Abläufe verteilten sich auf lokale Rechner, Office-Dokumente, E-Mails und das Buchhaltungsprogramm. Das machte die Organisation aufwendig: Für einen Aufenthalt mussten Angaben aus verschiedenen Quellen zusammengebracht und aufeinander abgestimmt werden.

Wir haben die organisatorischen Zusammenhänge in eine zentrale Anwendung übersetzt. Sie führt die zuvor verteilten Prozesse zusammen und unterstützt das Team dabei, den Aufenthalt mit seinen unterschiedlichen Anforderungen zu planen und abzurechnen.

Dabei verbindet die Lösung wiederkehrende Abläufe mit individuellen Angaben. Standardisierbare Aufgaben werden so weit wie möglich automatisiert. Besondere Wünsche und persönliche Bedürfnisse bleiben Teil der Planung, von der Verpflegung über die Unterbringung bis zur freiwilligen Mithilfe.

Das Team erhält eine gemeinsame Arbeitsgrundlage für Aufgaben, die zuvor über verschiedene Systeme und Dokumente verteilt waren. So unterstützt die Anwendung das, worauf es dem Anbieter ankommt: Aufenthalte verlässlich zu organisieren und dabei auf die Menschen einzugehen, die daran teilnehmen.

Unsere Leistung: komplexe, gewachsene Abläufe in eine gemeinsame Lösung übersetzen, die Routine vereinfacht und individuelle Betreuung unterstützt.